Google Developer Agency Notes: 5 Hal yang Harus Disiapkan Sebelum Mempekerjakan Software House untuk Proyek Anda

Badr Interactive
- 06 November 2019

Five Things to Prepare before Hiring an Agency for Your IT Development

Odoo • A picture with a caption
Google Development Program 2018 in Singapore


Dalam dunia IT  development, pencarian vendor untuk membantu pengembangan aplikasi merupakan salah satu solusi berkualitas yang cukup praktis namun tidak begitu efisien terutama dalam hal beban biaya yang harus ditanggung user. (Baca lebih lengkap artikel kami tentang hal yang harus kamu pertimbangkan sebelum hire software house ) 


Dalam artikel kali ini kami akan sedikit berbagi ilmu dan pengalaman yang kami dapatkan ketika Badr Interactive berpartisipasi dalam kegiatan google developers agency program di Singapura tahun 2018 lalu. Bersama dengan peserta dari berbagai Negara se- Asia Pasifik, salah satu hasil diskusi yang menjadi kesimpulan dan poin utama untuk mencapai solusi permasalahan proyek IT hari ini dan di masa mendatang adalah dengan optimasi metodologi development baik agile maupun waterfall. Dalam artian bahwa dalam suatu pekerjaan development harus ada partisipasi aktif dalam bentuk kolaborasi antara agency dan user sehingga pekerjaan dapat lebih efisien dan efektif. Badr Interactive pun telah menerapkan metode tersebut dengan melibatkan klien secara intens dari fase sprint zero, sprint planning,bi-weekly review, hingga serah terima proyek (BAST). 

Satu persamaan umum yang dapat dilihat dari agency/software house yang sukses dan memiliki nama besar di dunia saat ini adalah mereka yang mampu bekerjasama dengan klien yang telah secara jelas menentukan tujuan dan ekspektasi mereka sebelum memulai sebuah proyek. Hal ini kemudian menjadi kunci atas keberhasilan proyek pada akhir periode pengerjaan.

Setidaknya, ada lima hal yang harus disiapkan oleh klien sebelum bekerjasama dengan agency/software house:


1. Determine that agency approach is right for you




Pertama-tama, Anda harus memahami bahwa aplikasi atau sistem yang ingin dikembangkan memang benar-benar penting dan relevan terhadap pertumbuhan bisnis Anda. At least, ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan, seperti budaya organisasi, fokus bisnis, rencana bisnis, dan pengalaman bisnis Anda. Dengan beberapa pertimbangan tersebut, Anda dapat menentukan apakah Anda harus membuat aplikasi sendiri atau meng-hire vendor untuk membantu Anda.

Why it’s important?

Aplikasi Anda akan merepresentasikan brand bisnis dan organisasi Anda, dimana hal ini akan sangat berpotensi untuk meningkatkan aktivitas bisnis Anda dalam angka yang cukup signifikan. Keputusan terkait dengan bagaimana caranya bisa mendapatkan aplikasi dengan kualitas terbaik, cost yang affordable atau at least, acceptable, dan dalam waktu yang terbatas, dapat ditentukan dengan pemahaman yang mendalam atas kebutuhan bisnis Anda saat ini dan kemampuan tim Anda untuk melakukan development.

Reflection

Mari kita merefleksikan beberapa pertanyaan ini:

1. Seberapa mengerti kita mengenai aplikasi mobile ataupun website?

2. Apakah kita ingin kepemilikan sepenuhnya atas aplikasi tersebut dan mengatur keseluruhan proses development?

3. Apakah memisahkan tim development dan tim bisnis akan berpotensi menghambat alur komunikasi? Sehingga mempengaruhi kualitas aplikasi dan kesesuaian dengan tujuan bisnis?

4. Apakah kita memiliki waktu dan sumber daya untuk merekrut dan membuat tim development kita serta mengimplementasi infrastruktur yang dibutuhkan?

5. Apakah Anda yakin software house atau freelancer dapat lebih baik dalam membuat aplikasi yang Anda inginkan?

Bonus Tip!

Sebaiknya pertimbangkan untuk menggunakan software house / freelancer untuk membuat versi pertama dari aplikasi atau sistem Anda (minimum viable product), sementara Anda membangun sendiri tim development Anda; kemudian, lakukan sendiri hal-hal yang bersifat support, maintenance, bahkan hingga pengembangan berikutnya.
 

2. Understand your internal stakeholder to ensure the right involvement



Adalah penting untuk memahami dengan siapa Anda bekerjasama dalam pembuatan aplikasi, bagaimana mereka terlibat dalam menentukan requirement tertentu, mengeksekusi jalannya proyek, serta bagaimana mengatur dan berkomunikasi dengan mereka terkait dengan update terbaru perkembangan proyek Anda. Ketika hal ini telah selesai, Anda dapat memberikan penjelasan dan arahan kepada stakeholder yang terkait dengan proyek Anda, sehingga mereka dapat mengerti ekspektasi Anda terhadap mereka sejak awal proyek tersebut berjalan. 

Why it's important?

Perencanaan stakeholder yang baik di awal akan menjamin perusahaan Anda dan stakeholder terkait memiliki tujuan yang sama dalam pengembangan aplikasi, sehingga dapat memaksimalkan potensi yang ada untuk menciptakan hasil yang berkualitas, tepat waktu dan sesuai budget.

How?

  1. Identifikasi semua orang yang memiliki kepentingan pada bisnis Anda

  2. Tentukan masukan yang dapat mereka berikan da/atau bidang yang mereka minati

  3. Bekerja dengan setiap orang atau departemen untuk mendefinisikan peran mereka dan laporkan requirement yang dibutuhkan

  4. Pertimbangkan untuk mempekerjakan vendor untuk membantu Anda mendapatkan requirement dan kebutuhan strategis yang dibutuhkan oleh stakeholder. Mereka memiliki pengalaman yang cukup baik dari proyek-proyek sebelumnya yang tentunya dapat berkontribusi pada kesuksesan proyek Anda. Mereka (Vendor/Agency) juga biasanya sering menawarkan jasa "Exploration Phase"

Beberapa tipe peran dan kepentingan stakeholder Anda yang harus diperhatikan:

Role
 

Insight Provided and Selected Areas of Interest
 

Chief Executive Officer (CEO) 

Business case; ROI; investment; resource impact; opportunity cost; quality 

Chief Technology Officer (CTO) 

Platform strategy; backend system integration; technological overhead and debt; maintenance; resourcing 

Chief Marketing Officer (CMO) 

Promotion strategy; budget; brand representation; app quality (brand building); opportunities for building customer insight 

Chief Financial Officer (CFO) 

Initial cost; maintenance and ongoing cost; preferred supplier policies; supplier onboarding 

Project Office 

Project tracking; management and reporting; cross project (resource) impact; risk management; project support; dependency management 

Legal

NDA; contract-development and support; ownership of IP; code access and ownership; risk and dispute management; account ownership; holding of the app's keystore and passwords; legal/regulatory compliance; privacy; play store distribution agreement and content policy
 

Reflection

Mari kita merefleksikan beberapa pertanyaan ini:

  1. Apakah saya sudah mengidentifikasi semua stakeholder saya? Mungkin saja ada peran yang belum di-mention sebelumnya (seperti: orang yang memegang peran User Acceptance Test/UAT atau User Experience/UX)

  2. Apakah saya sudah mendefinisikan semua peran tersebut dan apakah mereka memahami apa saja peranan mereka?

  3. Apakah saya memiliki matriks laporan tertentu sebagai pertimbangan untuk setiap stakeholder?

  4. Apakah saya memiliki direktur proyek yang capable dan workable escalation jika terjadi ketidaksepakatan antara stakeholder ?

  5. Apakah sebuah design sprint dapat membantu mengklarifikasi semua requirement dengan stakeholder pada tahap awal?

  6. Apakah saya sudah secara jelas mendetailkan masalah bisnis yang ingin saya selesaikan?

Tip!

Anda bisa menggunakan sebuah alat seperti Pixate untuk membuat prototype dengan cepat, sehingga dapat mengumpulkan kesepakatan antar stakeholder mengenai apa yang Anda inginkan sebelum Anda mulai melakukan kodingan Anda


3. Adopt the Right App Strategy for You and Your User



Pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan web yang tergabung dengan aplikasi sebagai penawaran Anda untuk memaksimalkan aksesibilitas user dan potensial user Anda.

Why it's important?

User akan mencari service Anda melalui website ataupun aplikasi di playstore. Sebaiknya jangan menggunakan pendekatan native application saja, namun juga mendorong strategi yang bersifat cross platform dengan mengikutsertakan website. Anda sebaiknya melakukan ini setelah sepenuhnya mengerti mengenai keuntungan dan biaya yang harus Anda keluarkan untuk native dan web development.

Jika Anda hanya menggunakan strategi native application saja, kemungkinan akan ada risiko dimana ketika Anda mengarahkan user bia website untuk mendownload aplikasi Anda, mereka akan:

  1. tidak memiliki memori lebih di device mereka

  2. berfokus pada bandwidth yang dibutuhkan untuk mendownload aplikasi

  3. mungkin tidak ingin menambah jumlah aplikasi di handphone mereka 

Dalam skenario ini Anda dapat dengan mudah kehilangan customer. Disisi lain, website memiliki hambatan yang lebih rendah untuk dikunjungi (less entry barrier) dibandingkan dengan aplikasi, karena user hanya tinggal klik dan load website-nya. Hal ini akan membantu Anda dalam menawarkan konten dan pengalaman yang user dapat langsung rasakan. Kedatangan progressive web apps dan meningkatnya kekuatan dari browser-based apps menguatkan fakta bahwa jarak antara mobile apps dan website sudah semakin tipis.

Progressive web apps dapat menginstall icon pada homescreen, support push notification untuk meningkatkan engagement, dan menawarkan offline browsing dengan service worker. Dengan fitur seperti web bluetooth, WebBL, WebRTC, dan masih banyak lagi yang akan hadir dimasa mendatang, maka jarak antara native apps dan mobile web akan semakin lama semakin kecil. 

Best practice

  1. Gunakan desain material untuk menciptakan pengalaman yang sama pada asset digital Anda

  2. Implementasi App Indexing, sehingga konten aplikasi Anda muncul dalam search results, driving adoption dan re-engagement for free

  3. Pertimbangkan untuk memperluas pengalaman dari aplikasi Anda pada Android Wear; Android Auto; atau Android TV

  4. Koordinasikan peluncuran produk Anda pada beberapa platform dan jalankan satu campaign marketing untuk mendapatkan dampak yang lebih besar. Ingat, google play review biasanya membutuhkan waktu beberapa jam, sementara toko lain dapat lebih lama.

Reflection

  1. Apa yang competitor saya lakukan?

  2. Negara mana yang ingin saya targetkan? (dan apakah Negara-negara tersebut memiliki batasan pada data atau devices populer yang dapat mempengaruhi kemungkinan dari user menginstall aplikasi Anda)


4. Set a Budget That Consider The App's Long Term Business Value




Ketika Anda berbicara mengenai budget, ingatlah bahwa tujuan Anda adalah menciptakan aplikasi yang berkualitas yang dapat membawa nilai lebih (value) bagi bisnis Anda, bukan sekedar memiliki fitur tertentu pada waktu yang Anda inginkan.

Why it's important?

Membuat aplikasi android mungkin saja menjadi kunci utama dari strategi Anda. Berinvestasi pada pembuatan aplikasi dapat membantu brand Anda, membantu mendapatkan user baru atau bahkan dapat mendorong peningkatan pendapatan Anda.

Harga menjadi poin utama dari berbagai proyek, akan tetapi ia harus dapat diseimbangkan dengan ruang lingkup proyek (scope), waktu untuk menyelesaikan proyek (time), dan kualitas produk. Terutama jika Anda membuat sebuah aplikasi, Anda harus dapat menemukan keseimbangan optimal antara ketiga elemen tersebut.

Reflection

  1. Bagaimana saya dapat memproyeksikan bisnis saya dengan aplikasi untuk mendapatkan ROI? Hal ini dapat dilihat baik dalam segi pendapatan (income), brand exposure (seperti jumlah user yang mendownload), customer retention, atau respon terhadap ancaman kompetitif di masa mendatang. 

  2. Sampai sejauh mana investasi perusahaan saya pada satu aplikasi bias terhadap platform tertentu? Apakah investasi yang diberikan cukup masuk akal? Apakah target demografi dan jumlah download sesuai dengan investasi saya?

  3. Apakah ada biaya tambahan yang belum saya perhitungkan (seperti biaya marketing aplikasi, biaya maintenance, dan lain sebagainya)?

  4. Apakah perusahaan saya benar-benar mengerti perbedaan antara sebuah aplikasi yang standar dan aplikasi berkualitas tinggi, dan apa dampaknya pada bisnis saya?


5. Know How You Will Measure Success



Anda harus dapat membuat tujuan yang terukur dan memahami standar keberhasilan dari proyek atau aplikasi Anda. Setelah itu Anda dapat membuat Key Performance Indicators (KPIs) - jumlah yang Anda gunakan untuk mengukur kesuksesan Anda.

Why it's important?
Anda harus mengerti bahwa bagaimana cara Anda mengukur kesuksesan, akan membantu Anda untuk menentukan apakah aplikasi Anda sesuai dengan tujuan bisnis Anda. Hal ini juga dapat membantu Anda untuk membuat laporan kepada stakeholder utama pasca peluncuran aplikasi Anda.

How to do it?

Jika tujuan Anda adalah untuk meningkatkan profitabilita melalui pembelian aplikasi, satu KPI yang harus ada adalah rasio transaksi per user, sehingga ketika rasio naik, hal ini berarti Anda sudah melakukan  pekerjaan yang baik dalam mengajak user untuk membeli dengan lebih sering. Tujuan lain yang mungkin juga penting adalah kualitas user rating karena berimplikasi pada brand Anda, sebagaimana dengan jumlah download aplikasi.

Jika tujuan Anda adalah untuk menunjukkan iklan kepada user, Anda mungkin dapat membuat KPI yang terkait dengan peningkatan engagement; jika screen views per sesi meningkat, Anda dapat menunjukkan iklan yang lebih banyak, dimana hal itu akan mengkonfirmasi bahwa Anda berada dalam jalan yang benar.

Membuat atau mengimplementasikan solusi analisis dalam sebuah aplikasi dapat membantu Anda untuk mengerti pola perilaku user dan performa akuisisi, yang membantu Anda untuk mengoptimalkan bisnis Anda berbasis data. Dari sekian banyak kemampuan, penguasaan data akan membantu Anda untuk melakukan segmentasi pelanggan Anda pada beberapa grup penting, membantu aktivitas marketing Anda, memberdayakan A/B/n testing, dan membantu debugging aplikasi Anda. Sangat penting untuk mencari agency yang mengerti bahwa data analisis adalah poin utama dalam proses development aplikasi mobile.

Question to ask for the agency:

Apakah Anda memiliki pengetahuan untuk menciptakan atau mengimplementasikan solusi analisis dari scratch dalam aplikasi Anda? Bagaimana Anda menggunakan data untuk membantu proses development aplikasi dan testing?

Question to ask yourself:

  1. Bagaimana saya dapat membuat analytic driven culture sebagai bagian dari kerjasama antara agency dan perusahaan saya?

  2. Apa saja metriks kesuksesan yang berpengaruh kepada perusahaan saya?

  3. Apakah saya dapat menyebarkan data analisis saya secara berkala kepada agency?

Bonus Tip!

Ingatlah bahwa pelaporan progress dari aplikasi Anda setelah diluncurkan atau aktifitas maintenance juga harus direncanakan; fokus bukan hanya pada deliverables produk saja.

----

Kelima hal tersebut merupakan fase pra-development yang harus disiapkan untuk memahami secara komprehensif kebutuhan development Anda mulai dari main purpose, role management, technical requirement, budgeting, hingga measurement performance yang bertujuan untuk mendapatkan kualitas sistem terbaik dengan waktu development dan harga yang sesuai dengan ekspektasi Anda. Jika Anda telah menganalisis kelima poin ini dan memutuskan untuk hire software house atau penyedia jasa aplikasi lainnya, maka jangan lupa untuk tetap berpartisipasi aktif dengan melakukan monitoring berkala dalam review meeting ataupun diskusi harian terkait dengan progress dari development aplikasi Anda.


Semoga bermanfaat.

Disclaimer: Sebagian besar dari artikel ini diterjemahkan dari booklet google developer agency 2018