Menulis Statement of Work (SOW) dalam Software Development

Badr Interactive
- 11 December 2020

Mari kita bayangkan bahwa tim software development dari perusahaan outsourcing yang Anda pilih sangat berdedikasi. Anda mungkin yakin bahwa vendor yang Anda pilih dapat diandalkan. Namun, bukankah Anda ingin memastikan bahwa vendor yang Anda pekerjakan memiliki pemahaman yang benar mengenai ekspektasi Anda sebelum mereka mulai mengerjakan proyek? Jika jawabannya adalah "Ya" atau "Pastinya" maka silahkan baca artikel ini untuk mengetahui cara terbaik menjalankan kolaborasi yang sukses dengan vendor dan mengapa Statement of Work (SOW) dalam pengembangan software memainkan peran yang sangat penting.


Apa sebenarnya Statement of Work dan mengapa hal ini perlu didefinisikan dengan baik untuk menciptakan kemitraan produktif dengan perusahaan IT? Pada dasarnya, SOW adalah dokumen yang mengklarifikasi setiap aspek kontrak Anda dengan vendor, termasuk jadwal, persyaratan, standar kerja, metode pembayaran, serta kriteria penerimaan untuk pengiriman. Faktanya, SOW yang berkualitas harus mencakup setiap titik kritis pekerjaan. Lalu, apa saja yang harus ada dalam SOW? 


Tujuan Statement of Work (SOW)


Sebelum memulai proyek, setiap pihak harus memastikan bahwa mereka memahami metodologi, tujuan, tenggat waktu, pembayaran, tanggung jawab, dan persyaratan.


SOW dalam pengembangan software adalah dokumentasi bisnis yang mencakup setiap aspek perjanjian antara klien dan perusahaan outsourcing untuk meningkatkan kerja sama dan meminimalisir kemungkinan terjadinya konflik atau ketidaksepahaman antar perusahaan. Selain ruang lingkup pekerjaan, jadwal, tujuan proyek, standar, dan definisi keberhasilan, SOW dapat mencakup informasi lainnya, seperti pertimbangan keamanan, pembatasan hardware dan software, dukungan pasca-proyek, penalti untuk penyerahan terlambat atau berkualitas buruk, dan klausul untuk mengakhiri kontrak lebih awal. Meskipun SOW biasanya dianggap sebagai bagian dari dokumen bisnis yang tidak mempengaruhi aspek legal, Anda tidak boleh meremehkan dokumen ini karena SOW akan membantu Anda mendefinisikan sejauh mana ruang lingkup kerjasama Anda dengan perusahaan outsourcing. Oleh karena itu, SOW harus tertulis secara eksplisit, jelas, ditulis dalam bahasa yang dapat dimengerti, dan menghindari sesedikit mungkin interpretasi.


Siapa yang Seharusnya Menulis SOW?


Dalam pengembangan software, SOW biasanya dibuat oleh klien yang kemudian nanti akan didetailkan kembali oleh vendor atau perusahaan outsourcing. Apa yang membuat metode ini menjadi standar di industri software adalah fakta bahwa software developer dapat menulis SOW dengan informasi proyek terperinci dari klien sebagai bagian dari keseluruhan dokumentasi. Hal ini juga disebabkan karena mereka memiliki pengalaman dan latar belakang pengetahuan yang cukup teknis sehingga dapat menyusun seluruh dokumentasi ruang lingkup pekerjaan dengan baik.  


Apa Saja yang Termasuk Dalam SOW untuk Pengembangan Software?


Sebagai aturan praktis, semakin banyak informasi dalam SOW, semakin besar kemungkinan kebutuhan klien akan terpenuhi dengan proses yang paling efisien baik secara waktu pekerjaan ataupun biaya. Format SOW dapat bervariasi tergantung dari vendor yang mengerjakan, namun sebagian besar SOW menjelaskan beberapa hal sebagai berikut:

Pendahuluan

Mulailah dengan menyatakan latar belakang pengembangan aplikasi/website dan daftar pihak (stakeholder) yang terlibat dalam proyek. Selain itu, sangat penting untuk menunjukkan tanggal dan lokasi penyusunan dokumen untuk menghindari kekhawatiran tentang kredibilitas dan legitimasinya.


Tujuan 

Bagian ini harus menyatakan tujuan proyek dan tujuan yang ingin dicapai klien. Pemahaman yang jelas tentang harapan klien akan meningkatkan efektivitas kerjasama dengan vendor.


Ruang Lingkup dan Deskripsi (Apa yang akan dilakukan?)

Mengingat kompleksitas bab SOW ini untuk pengembangan software, lebih efisien untuk menguraikan proyek menjadi beberapa fase, seperti "fase inisiasi," "fase development," dan "fase pengujian/testing." Kemudian, setiap fase tersebut harus dibagi menjadi tugas yang detail dan komprehensif. Setelah itu, pastikan bahwa bagian Lingkup dan Deskripsi mengidentifikasi informasi-informasi berikut:

  • Anggaran secara umum.

  • Ekspektasi Hasil.

  • Detail pekerjaan

  • Penjelasan setiap fase pekerjaan

  • Tanggung jawab dan peran masing-masing pihak, termasuk jumlah orang yang bertanggung jawab atas konfigurasi dan input software, informasi yang diberikan, keamanan, serta persetujuan pemeliharaan dan kinerja sistem.

  • Manajer proyek yang dipilih, perwakilan dari masing-masing organisasi, dan orang-orang terkait lainnya.

  • Orang-orang dengan wewenang untuk menerima produk akhir yang diberikan oleh pengembang software.

  • Kondisi tentang kemungkinan force majeure atau masalah dalam implementasi fungsionalitas.

  • Spesifikasi dan batasan pekerjaan untuk pengembang ataupun perusahaan yang bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan subkontraktor.

  • Persyaratan atau sertifikasi untuk pengembang atau sub-kontraktor.


Lokasi Pekerjaan

Saat mempekerjakan perusahaan outsourcing untuk pengembangan software, Anda dapat memperoleh akses ke kumpulan engineer berbakat bahkan yang sudah tersertifikasi di seluruh Indonesia bahkan dunia. Hal ini berarti bahwa beberapa vendor yang dapat bekerja untuk Anda dari berbagai provinsi bahkan negara dengan yurisdiksi yang berbeda. Oleh karena itu, sangat penting untuk mencantumkan fasilitas tempat developer beroperasi dan zona waktu tempat mereka bekerja. Jika pelanggan ingin mengadakan meeting secara langsung dengan perwakilan vendor, dokumen SOW harus menentukan lokasi tempat rapat tersebut kelak akan berlangsung.


Standar Pekerjaan

Jika bagian Ruang Lingkup dan Deskripsi adalah mengenai sifat proyek, standar pekerjaan berbicara mengenai proses operasi, yang mencakup informasi berikut:

  • Keterbatasan teknologi (bahasa dan platform pengkodean).

  • Acuan standar software developer pada industrinya

  • Diagram pipeline CI/CD.

  • Informasi tentang pengujian produk, pihak yang terlibat, dan hardware atau software yang diperlukan.

  • Daftar perangkat, resolusi layar, dan browser yang diterima untuk proses pengujian.

  • Sarana dan alat untuk komunikasi antara klien dan vendor outsourcing.

  • Prosedur untuk perubahan kecil dan besar dalam pengembangan.

  • Sanksi keterlambatan penyerahan dan bonus untuk tenaga kerja ekstra.


Tenggat waktu dan Jadwal 

Umumnya kita semua sepakat bahwa proses development tidak boleh terburu-buru jika ingin mendapatkan hasil terbaik. Namun, memiliki acuan tenggat waktu dan jadwal yang ketat ternyata dapat meningkatkan kualitas produk dan memberi proyek lebih banyak fleksibilitas karena memiliki timeline yang jelas di awal. Memiliki jadwal yang jelas dari awal hingga akhir akan membantu menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana dan memanfaatkan waktu-waktu yang masih ada untuk melakukan uji coba atau sebagai antisipasi atas potensi masalah yang akan terjadi selama pengembangan. Oleh karena itu, setiap SOW harus menuliskan dengan jelas tanggal mulai dan timeline pekerjaan. Untuk merampingkan proses development, kedua belah pihak perlu memiliki daftar tugas dan milestone yang terperinci dengan tanggal deliverables sesuai dengan yang ditetapkan. Selain itu, dokumentasi ini juga harus menetapkan timeline untuk rapat non-development dengan klien. Bagian ini juga menentukan durasi kontrak, yang diukur berdasarkan tanggal atau dengan periode tertentu. Selain itu, bagian ini dapat mencakup jam operasional maksimum yang dibayarkan setiap minggu atau bulanan dari tim pengembangan software.


Pemantauan 

Seperti disebutkan diatas, SOW harus menyatakan tenggat waktu untuk dapat dimonitor oleh kedua belah pihak. Vendor pengembangan software harus memenuhi tanggung jawabnya dan memberikan laporan rutin kepada klien. Perusahaan juga dapat menggunakan beberapa tools manajemen software. Beberapa aplikasi yang paling populer untuk melakukan monitoring pekerjaan adalah Jira, Basecamp, Asana, Trello. Semua media project management yang digunakan juga harus dinyatakan dengan jelas dalam dokumen ini.


Kriteria Penerimaan 

Dokumen SOW harus dengan jelas mendefinisikan standar keberhasilan dan kegagalan. Hal ini mencakup kriteria apa saja yang menjadi hasil yang berhasil diselesaikan sehingga dapat diterima dan dibayar oleh klien. Selain itu, dokumen ini juga harus mencakup keadaan di mana perusahaan dapat mengakhiri perjanjian tanpa membayar harga penuh jika terjadi hal-hal tertentu diluar rencana. Deskripsi terperinci tentang kriteria penerimaan fitur juga akan membantu menutupi risiko permintaan perubahan selama proses development. SOW harus menyertakan lampiran dengan informasi mengenai proses pengajuan, serta orang-orang yang berwenang untuk meninjau dan menerima hasil pekerjaan.


Model Kontrak dan Model Pembayaran

Setelah mencapai kesepakatan tentang persyaratan pembayaran yang disepakati kedua belah pihak, perusahaan harus menguraikannya sedetail mungkin. Biasanya ketika meng-outsource vendor, ada dua model harga berdasarkan ruang lingkup proyek yang dikerjakan

Pertama, kontrak dengan harga tetap (fixed budget). Kontrak ini paling cocok untuk perusahaan yang memiliki rencana terperinci, tanggal pengiriman yang ketat, dan persyaratan yang sudah ditentukan sebelumnya. Model ini juga cocok untuk proyek-proyek yang lebih kecil. Dengan jenis kontrak ini, vendor biasanya bertanggung jawab penuh atas hasilnya, tetapi akan terbatas dalam hal fleksibilitas. Pembayaran biasanya diatur berdasarkan jadwal, atau setelah mencapai hasil pekerjaan tertentu, atau dapat dilakukan sebagai jumlah tertentu ketika pekerjaan selesai

Kedua, kontrak dengan harga per mandays. Kontrak ini sesuai untuk proyek jangka panjang atau kompleks dengan ruang lingkup yang tidak dapat diidentifikasi di awal. Sehingga potensi perubahan sangat besar. Metode kontrak berbasis mandays ini merupakan opsi pembayaran yang lebih efisien untuk kedua belah pihak karena memungkinkan penyesuaian persyaratan, penggantian fitur, dan memungkinkan klien untuk mengelola dan memantau tim teknis secara efektif. Klien biasanya melakukan pembayaran bulanan berdasarkan mandays developer yang mengerjakan proyek tersebut.


Lain-lain (Apa Lagi yang Harus Kita Klarifikasi?)

Apakah masih ada pertanyaan yang belum terjawab dari penjelasan sebelumnya? Berikut ini  beberapa hal lainnya yang dapat Anda perhatikan dalam pembuatan SOW: 

  • Perihal peraturan dan standar keamanan.

  • Biaya perjalanan (jika diperlukan rapat secara langsung).

  • Detail tentang kepemilikan kode.

  • Komposisi kru teknik dan tim evaluasi program.

  • Dukungan pasca-penyelesaian, komunikasi dengan klien, dan pengujian lebih lanjut.

  • Tugas administrasi (bagaimana dan di mana dokumen akan ditandatangani).

  • Batas tanggung jawab dan jaminan.

  • Jangka waktu untuk menerapkan perubahan komposisi tim teknis.


Kesimpulan

Pada intinya, Statement of Work (SOW) adalah salah satu pilar kolaborasi antara klien dan perusahaan pengembangan software. Dokumen ini memberikan kedua belah pihak informasi mengenai perencanaan, metodologi, dan, yang paling penting, kejelasan dan kesepahaman tentang pekerjaan yang harus dilakukan. Bisa dibilang SOW merupakan dokumen penting yang dapat membawa kesuksesan dalam pengembangan proyek IT Anda.


100+ Perusahaan bekerjasama dengan Badr Interactive untuk mengoptimalkan website dan aplikasi mereka.

Selama lebih dari 8 tahun, kami telah mengembangkan 200+ website/aplikasi untuk berbagai klien kami.

Mari bergabung dan siapkan sistem terbaik untuk perusahaan Anda