Bagaimana Menjalankan Scrum Meeting untuk Meningkatkan Komunikasi Tim?

Badr Interactive
- 26 February 2020

Membangun produk perangkat lunak membutuhkan kolaborasi yang efektif. Kolaborasi menuntut adanya komunikasi yang efektif dan terjalin dengan baik. Kita akan menemukan pentingnya komunikasi intensif dan kolaborasi ke dalam (internal) maupun ke luar (eksternal). Ke dalam berarti komunikasi dan kolaborasi dilakukan oleh sesama anggota tim selama mengembangkan produk, sedangkan ke luar berarti dilakukan bersama dengan stakeholders, pihak luar tim yang tertarik dengan kesuksesan produk. 

Komunikasi yang efektif dapat meminimalkan resiko kesalahpahaman, hal yang umum ditemui saat membahas kebutuhan atau requirements produk. Kolaborasi yang baik mampu membuat kerja pengembangan menjadi lebih efektif dan juga menyenangkan.

Sebagai kerangka kerja untuk kolaborasi tim secara efektif dalam membangun produk perangkat lunak, Scrum memiliki elemen - elemen proses yang mendorong kolaborasi juga komunikasi tersebut. Sebagian elemennya adalah pertemuan - pertemuan (meetings). Ada empat pertemuan yang didefinisikan oleh Scrum, yaitu Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, dan Sprint Retrospective. Semua pertemuan tersebut berada dalam unit waktu bernama Sprint.


Pertemuan dalam Sprint

Secara singkat Sprint adalah unit waktu pengembangan dengan durasi paling lama satu bulan dalam kalendar atau kurang dari itu. Umumnya Sprint memiliki durasi paling cepat satu minggu. Untuk mengembangkan suatu produk, kita memerlukan begitu banyak Sprint - yang berarti butuh waktu.

Pertemuan Sprint Planning merupakan awal dari suatu Sprint, sedangkan pertemuan Sprit Retrospective merupakan akhir dari suatu Sprint. Jika kita memiliki sprint sepanjang dua minggu atau sepuluh hari kerja, pertemuan - pertemuan dalam Scrum dapat disusun sebagai berikut.

Sprint Planning

Scrum menempatkan sesi perencanaan di awal Sprint bernama Sprint Planning. Sprint Planning diadakan paling lama delapan jam untuk Sprint selama satu bulan. Untuk Sprint dengan durasi dua minggu, sesi ini umumnya diadakan paling lama empat jam.

Dalam Sprint Planning, Tim Scrum berkolaborasi untuk membuat rencana kerja sepanjang Sprint. Sprit Planning merupakan sesi bagi Tim Scrum untuk mempersiapkan hal - hal apa saja yang akan mereka kerjakan sepanjang Sprint untuk mencapai tujuan Sprint. Adanya Sprint Planning membuat kerja - kerja yang dilakukan nantinya sepanjang Sprint menjadi lebih efektif dan terarah.

Daily Scrum

Daily Scrum, umum dikenal dengan Daily Meeting, merupakan suatu pertemuan dimana Development Team hadir untuk berbagi informasi secara cepat mengenai pengembangan perangkat lunak yang sedang mereka kerjakan. Sesi ini diadakan setiap hari dan dibatasi waktu paling lama 15 menit.

Daily Scrum merupakan kesempatan bagi Development Team untuk melihat kemajuan pekerjaan mereka setiap harinya terhadap tujuan Sprint dan menyelaraskan pekerjaan diantara mereka untuk mencapai  tujuan Sprint. 


Sprint Review

Sprint Review merupakan sesi mendemokan peningkatan perangkat lunak dan mendapatkan feedback atau masukkan berharga dari  banyak pihak. Sesi ini diadakan di akhir Sprint. Durasinya paling lama empat jam untuk Sprint selama satu bulan. Untuk Sprint selama dua minggu, sesi ini biasanya berlangsung paling lama dua jam.

Sprint Review dihadiri oleh Tim Scrum (yang terdiri dari Development Team, Product Owner, dan Scrum Master) dan pihak luar tim seperti klien, manajemen, atau siapapun yang tertarik dengan kemajuan produk perangkat lunak yang sedang dibuat.


Sprint Retrospective

Sprint Retrospective merupakan pertemuan bagi Tim Scrum untuk merefleksikan apa yang telah terjadi selama Sprint dan membuat rencana perbaikan agar sprint kedepannya dapat menjadi lebih baik. Sprint Retrospective diadakan setelah sprint review. Sesi ini dilakukan di setiap akhir sprint sebagai penutup. Sprint Retrospective diadakan paling lama tiga jam untuk sprint selama satu bulan. Untuk Sprint dengan durasi dua minggu, sesi ini umumnya diadakan paling lama satu jam. Sprint Retrospective membuat sebuah tim menjadi lebih baik dalam membangun produk perangkat lunak dari waktu ke waktu.



Inilah pertemuan - pertemuan dalam Scrum yang dijelaskan secara singkat. Mengadakan pertemuan - pertemuan tersebut secara efektif dapat meningkatkan komunikasi dan memperbaiki kolaborasi tim dalam membangun perangkat lunak.


Referensi:
https://medium.com/badr-startup-studio/kenalan-sama-meetings-dalam-scrum-da459bead34a